PDF 轉 Word 教學：格式跑掉、表格錯位的處理方法

想把 PDF 轉成 Word 修改內容，卻發現轉換後的文件字體變了、表格歪掉、圖片亂跑，甚至每一行文字都被拆成獨立段落？這些都是 PDF 轉 Word 時常見的問題。

PDF 的設計重點是讓文件在不同電腦上維持固定的版面，而 Word 則是以段落、表格、樣式及文字流動方式編排內容。兩種格式的結構不同，因此即使使用轉檔功能，也不一定能完整還原原始排版。

本文以 Windows 10、Windows 11 常見的文件處理情境為主，介紹如何使用 Microsoft Word 將 PDF 轉成 DOCX，以及遇到格式跑掉、表格錯位、中文字型異常和掃描文件無法編輯時，應該如何排除。

一、為什麼 PDF 轉 Word 後格式會跑掉？

在修復文件之前，先了解問題的原因，通常能更快找到適合的處理方式。

PDF 與 Word 的排版方式不同

PDF 會記錄文字、圖片及圖形在頁面上的位置，但不一定保留原始文件的段落、表格或欄位結構。

例如，一份 PDF 中的表格可能只是一組線條與文字的組合。轉換成 Word 時，軟體必須推測哪些內容應該組成同一個儲存格，哪些文字屬於同一個段落。如果判斷不準確，就可能出現表格錯位或文字順序混亂的情況。

原始字型在電腦上不存在

如果 PDF 使用特殊字型，而 Windows 沒有安裝相同字型，Word 可能會以其他字型替代。

不同字型的字寬、行高及字距可能不同，即使文字內容沒有改變，也可能造成換行、頁數及表格高度變化。

PDF 原本就是掃描圖片

如果文件是透過掃描器、影印機或手機拍攝產生的，PDF 可能只有圖片，而沒有真正的文字內容。

這種情況下，直接轉成 Word 不一定能得到可編輯的文字。需要先透過 OCR（光學字元辨識）辨識圖片中的文字，再進行轉換。

文件使用複雜的排版方式

以下類型的文件，通常比一般純文字文件更容易在轉換後出現問題：

• 多欄排版的報告、期刊或電子書。

• 合併儲存格較多的表格。

• 含有大量圖片、文字方塊及浮動物件的文件。

• 有頁首頁尾、註腳、特殊頁面邊框的文件。

• 使用特殊符號、公式或多種中文字型的文件。

Microsoft 官方也提醒，PDF 轉 Word 的效果通常以文字為主的文件較理想，複雜表格、頁面效果及部分特殊元素可能無法完全還原。

二、方法一：使用 Microsoft Word 直接將 PDF 轉成 Word

如果電腦已經安裝 Microsoft Word，可以先嘗試內建的 PDF 轉換功能，不一定需要另外下載軟體。

這種方式適合主要由文字、一般段落及簡單表格組成的 PDF。

操作步驟

步驟一：開啟 Microsoft Word

啟動 Word 桌面版，進入文件編輯畫面。

步驟二：選擇 PDF 檔案

點選「檔案」→「開啟」→「瀏覽」，找到要轉換的 PDF。

步驟三：確認轉換提示

Word 會提示需要將 PDF 轉換成可編輯的 Word 文件，並提醒轉換後的版面可能與原始 PDF 不完全相同。

按下確認，等待 Word 完成轉換。

步驟四：檢查轉換結果

開啟後，先檢查標題、段落、表格、圖片及頁首頁尾是否正常。

步驟五：另存成 DOCX

選擇「檔案」→「另存新檔」，將檔案類型設定為「Word 文件（*.docx）」。

建議使用新的檔名儲存，保留原始 PDF，方便後續比對與修復。

什麼情況適合使用 Word 轉檔？

• PDF 主要由一般文字組成。

• 文件只有簡單表格及少量圖片。

• 只需要修改部分文字，不要求完全複製原始版面。

• 已經安裝 Word，希望直接完成轉換。

如果 PDF 有大量圖片、複雜表格或多欄排版，建議轉換後逐頁檢查，不要直接假設文件已經完全正確。

官方教學：Microsoft Word 開啟 PDF 的說明

三、方法二：使用 Adobe Acrobat 轉換 PDF

如果 PDF 包含較複雜的排版、表格、頁首頁尾或多欄文字，可以考慮使用 Adobe Acrobat 的 PDF 匯出功能。

Adobe 提供將 PDF 匯出成 Microsoft Word 文件的功能，適合需要將 PDF 轉換成可編輯文件的使用者。實際可用功能與限制會依產品及授權方案而有所不同。

操作步驟

步驟一：使用 Acrobat 開啟 PDF

在 Acrobat 中開啟需要處理的文件。

步驟二：選擇匯出功能

依照介面版本，選擇「匯出 PDF」或「檔案」中的匯出選項。

步驟三：選擇 Microsoft Word 格式

將輸出格式設定為 Word 文件，通常使用 DOCX 格式。

步驟四：儲存並檢查文件

選擇儲存位置，完成轉換後使用 Word 開啟，檢查文字、表格、圖片及分頁是否正常。

官方操作說明：Adobe PDF 轉換與保留版面教學

Word 與 Acrobat 該怎麼選？

如果已經有 Word，而且文件相對簡單，可以先用 Word 轉換。

如果經常處理 PDF、需要更多匯出選項，或文件結構較複雜，可以評估 Acrobat 的轉換功能。不過，使用專業工具也不能保證所有文件都能百分之百還原，轉換後仍然需要檢查。

四、PDF 轉 Word 後格式跑掉，如何逐項修復？

完成轉換後，如果發現文件無法直接使用，可以依照以下問題分類處理。不同狀況需要採用不同方法，不建議一開始就全選文字、統一字型或大幅調整頁面設定。

問題一：中文字型變了，文字換行不正常

常見現象包括：

• 原本的字體變成其他字體。

• 同一段文字突然多出幾行。

• 標題與內文的大小不一致。

• 表格中的文字擠在一起。

處理方式：

先選取出現問題的文字，檢查 Word 工具列上的字型名稱。如果原始 PDF 使用的字型沒有安裝，可以安裝合法取得的相容字型，或改用接近的字型。

如果只是一般文件，也可以選取相關段落，統一字型、字級及行距。

但要注意，直接按下 Ctrl+A 後統一所有字型，可能會破壞原本的標題、註解或特殊文字格式。若文件內容很多，建議先處理主要內文，再調整標題與表格。

問題二：表格錯位、欄寬不一致

PDF 轉 Word 後，常見的表格問題包括儲存格文字超出邊界、欄寬不平均、表格超出頁面，以及部分文字跑到下一列。

處理方式：

步驟一：選取表格

在 Word 中點選表格內任一儲存格，讓表格工具出現。

步驟二：調整欄寬

拖曳欄位邊界，讓每一欄有足夠的空間容納文字。

步驟三：調整表格寬度

如果表格超出頁面，可以使用表格版面配置中的自動調整功能，依照視窗或頁面寬度調整表格。

步驟四：檢查儲存格內距與段落間距

若文字看起來過度擁擠，可以檢查儲存格內距、段落前後間距與行距。

步驟五：檢查合併儲存格

若原始表格有跨列、跨欄或合併儲存格，應確認每一格的文字是否仍在正確位置。

如果表格已經被轉成大量空格或定位文字，而不是 Word 的真正表格，單純調整欄寬可能沒有作用。此時可以重新建立表格，再將內容放回正確的儲存格。

問題三：每一行文字都被拆成獨立段落

這種情況常出現在 PDF 轉換後的文字文件中。原本一整段文字，可能在每一行結尾都出現段落符號，造成修改內容時不斷換行。

處理方式：

步驟一：顯示格式標記

在 Word 中按下 Ctrl+Shift+8，顯示段落符號與其他格式標記。

步驟二：檢查換行位置

確認每一行末尾是否都有段落符號。如果只有每行結尾都有標記，可能是轉換時把視覺上的換行誤認為獨立段落。

步驟三：使用尋找與取代

按下 Ctrl+H 開啟尋找及取代。

如果確定文件的每一行都是不必要的段落斷點，可以將段落標記替換成空格，但不應直接對整份文件盲目操作。

比較安全的方式是先複製一份文件，選取需要修復的範圍，再逐步處理。若使用特殊的取代符號或萬用字元，應先確認 Word 的尋找與取代設定。

重要提醒： 不要將所有段落符號一次全部刪除。這可能讓原本不同的標題、段落、清單及表格內容全部連在一起。

問題四：圖片跑到其他頁面，文字與圖片重疊

這通常與圖片的文字環繞方式、錨點位置或頁面尺寸有關。

處理方式：

選取圖片，檢查「文字環繞」設定。

如果圖片只需要出現在某個段落附近，可以先改成「與文字排列」或類似的行內排列方式，讓圖片像文字一樣隨段落移動。

如果必須讓圖片浮動在文字旁邊，則需要進一步調整圖片位置、錨點與文字環繞方式。

如果原始 PDF 使用多欄排版、文字方塊或大量浮動圖片，轉換後可能需要重新整理版面。對於只需要修改內容的文件，可以考慮保留文字與圖片，重新建立較容易編輯的 Word 版面。

問題五：頁碼、頁首頁尾或分頁位置不正確

轉換後可能出現頁碼重複、頁尾跑到正文、空白頁增加，或原本一頁的內容變成兩頁。

處理方式：

先顯示格式標記，檢查是否有多餘的分頁符號、分節符號或空白段落。

接著檢查「版面配置」中的頁面邊界、紙張大小與段落間距。如果原始 PDF 是 A4，而 Word 使用不同紙張尺寸，也可能造成分頁改變。

若文件有多個不同頁首頁尾的章節，還要檢查分節設定及「連結到前一節」等選項，不要直接刪除所有分節符號，以免整份文件的頁碼和頁首頁尾一起改變。

問題六：文字無法選取、複製或編輯

如果轉換後整頁都是圖片，或點選文字時只能選到整張圖，通常表示原始 PDF 可能是掃描文件。

這種情況不是單純調整字型或段落就能解決，而是需要 OCR 文字辨識。

五、掃描 PDF 轉 Word：先做 OCR 文字辨識

OCR 是將掃描圖片中的文字辨識成可搜尋、可複製或可編輯文字的技術。

若 PDF 來自掃描器、影印機或手機拍攝，建議先確認文件是否有文字層，再決定要不要進行 OCR。

使用具備 OCR 功能的工具

可以評估支援 OCR 的 PDF 編輯軟體，例如 Adobe Acrobat，或其他提供掃描文件辨識功能的工具。

基本流程如下：

• 開啟掃描 PDF。

• 選擇 OCR 或文字辨識功能。

• 設定正確的辨識語言，例如繁體中文。

• 執行辨識並檢查結果。

• 將辨識後的文件匯出成 Word。

• 檢查錯字、標點、表格及段落順序。

OCR 的辨識結果會受到掃描品質、文字大小、背景雜訊及語言設定影響。繁體中文文件尤其應該抽查人名、數字、日期、專有名詞及表格內容。

如果原始 PDF 是低解析度的照片，建議先改善圖片清晰度或重新掃描，再執行 OCR，通常比直接反覆轉檔更有效。

六、PDF 轉 Word 後，如何減少格式跑掉？

如果還沒開始轉檔，可以先做好以下準備，減少後續修復時間。

優先尋找原始 Word 檔

如果 PDF 是由 Word、Excel 或其他辦公室軟體製作，最理想的方式是找到原始檔案，直接在原始文件中修改，再重新匯出 PDF。

這比從 PDF 反向重建段落、表格及樣式更容易，也更能保留文件結構。

依照文件類型選擇轉檔工具

• 一般文字文件： 可以先使用 Word 內建轉換。

• 複雜排版文件： 可比較專業 PDF 編輯器的匯出結果。

• 掃描文件： 先執行 OCR，再轉成 Word。

• 大量表格： 先測試少數頁面，確認儲存格與欄位是否正確。

• 只需修改少量內容： 如果文件不必大幅重排，也可以考慮直接使用 PDF 編輯工具修改。

轉換後先檢查，不要急著編輯

建議先檢查文件的第一頁、中間頁、最後一頁，以及所有包含表格、圖片與頁首頁尾的頁面。

確認版面大致正常後，再開始大量修改內容。這樣可以避免在排版本身就有問題的文件上花費太多時間。

重要文件要逐頁比對

如果文件涉及合約、報價單、財務資料或技術規格，不能只看版面是否整齊。應逐項比對數字、日期、表格內容、註腳及特殊符號。

轉換工具可能改變文字順序或漏掉部分元素，因此視覺上看起來相似，不代表內容一定完全一致。

結語：先判斷文件類型，再選擇修復方式

PDF 轉 Word 後格式跑掉，不一定是軟體有問題，而是兩種文件格式的排版結構本來就不同。

如果是一般文字文件，可以先使用 Word 內建的 PDF 轉換功能；如果是複雜版面，可以比較專業 PDF 編輯器的轉換結果；如果是掃描文件，則應先做 OCR 文字辨識。

遇到表格錯位、字型異常、圖片重疊或段落混亂時，建議先找出真正的問題，再針對表格、字型、圖片或分頁進行修復。若有原始 Word 檔，直接修改原始文件通常會更有效率。

最重要的是，轉檔成功不代表內容完全正確。完成編輯後，仍應保留原始 PDF，並仔細檢查重要文字、數字與表格，才能確保文件可以安心使用。